Sous l’autorité du responsable du service de la Vice-Présidence, en lien direct avec les élus et les directions opérationnelles, vos missions seront d’assurer l’appui administratif d’un ou plusieurs Vice-présidents, ou Conseiller délégué/spécial. Vous travaillerez en équipe avec les assistantes du service, le responsable de service, les élus et les directions opérationnelles.

Missions caractérisant le poste : Suivi et rédaction du courrier, gestion des rendez-vous et des réunions, organisation logistique des déplacements, suivi et aide à la préparation des instances régionales, suivi des dossiers des élus en lien avec les directions opérationnelles, assurer la coordination entre les élus et les directions.

Votre rôle est d’assurer une gestion fluide de l’ensemble des activités du ou des élus dont vous assurerez le soutien administratif. Pour assurer la continuité de service lors des absences, vous travaillez en binôme avec une autre assistante, et vous serez amené à pouvoir remplacer d’autres collègues en fonction des nécessités de service.
 
 
                                                                                                       

ACTIVITES DU POSTE
 
 
Vous travaillerez en polyvalence et en lien étroit direct avec le ou les élus, dont vous assurez le soutien administratif et serez amené notamment à :

-          Assurer la planification, l'organisation et la mise à jour des agendas des élus en coordination avec les différentes parties prenantes.

-          Recevoir, traiter et orienter les demandes et appels destinés aux élus.

-          Assurer un rôle de relais d’information entre les élus et les différentes directions opérationnelles.

-          Planifier et coordonner la logistique des déplacements des élus, incluant les réservations de transport, hébergement et autres besoins logistiques et administratifs.

-          Préparer les dossiers de déplacement et se déplacer sur le terrain à la demande de l’élu.

-          Établir les documents administratifs : ordres de mission, comptes rendus de réunion…

-          Traiter et suivre les demandes de remboursement des frais des élus, en veillant à leur conformité avec les procédures établies

-          Assurer la conformité des documents avec les procédures administratives et légales en vigueur

-          Rédiger et assurer le suivi des courriers et différents documents, en gérer l’enregistrement et l’envoi.

-          Coordonner les échanges entre les élus et les directions concernées pour le bon avancement des dossiers.

SAVOIRS et SAVOIR FAIRE :

Maîtriser les outils informatiques (word, excel, power point, access, outlook, internet) et en capacité d’intégrer le fonctionnement de nouveaux logiciels (Elise, Edelib…).
Excellente expression écrite et orale
Connaître les spécificités propres au fonctionnement d’une collectivité territoriale et d’une équipe au service de l’Exécutif
Appliquer et respecter les procédures en vigueur au sein de la Région et spécifiques à la vice-présidence
 

CONNAISSANCES :

·       Des interlocuteurs et des enjeux

·       Du fonctionnement de l'Institution régionale

·       Des logiciels bureautiques, Outlook et Excel …

SAVOIR-ETRE :

Apprécier de travailler en collaboration étroite avec les élus
Rigueur, sens de l’organisation, gestion des priorités
Polyvalence et réactivité
Esprit d’initiative, autonomie et disponibilité
Sens de la discrétion et du service public
Capacité à évoluer dans un environnement très actif

-    Mention Fonds Européen : Non 

-    Profil informatique : Sédentaire 

-    Poste télétravaillable : Oui 

-    Déplacements : Oui

-    Dépassements horaires : Oui                 

Emploi ouvert aux fonctionnaires et / ou aux agents contractuels au titre des articles L332-8 2° ou L332-14 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984.

* plusieurs formules de travail (27 jours de congés payés et jusqu'à 27 jours de RTT...), horaires variables. Télétravail suivant les postes (jusqu'à 2 jours /semaine)

 * une rémunération statutaire avec des primes mensuelles fixes

* restaurant administratif (Clermont ou Lyon) et/ ou tickets restaurant d'une valeur faciale de 9 € (participation à hauteur de 60% de l'employeur)

* Participation aux frais et abonnements de transports (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)

* Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)

 * Des conditions de travail agréables dans un quartier facilement accessible en transports en commun / dans le quartier dynamique de Confluence, matériel informatique performant et adapté au travail nomade...

* Un accompagnement individualisé des parcours de formation pour vous rendre acteur de votre carrière professionnelle

*association du personnel proposant des prestations sociales (chèques vacances, allocations de rentrée scolaire, participation culturelle,...) et des actions de loisir, sport et détente

 La Région Auvergne-Rhône-Alpes : des valeurs partagées qui donnent du sens à votre travail.